Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie werden bei der Gewinnermittlung von den erwirtschafteten Gewinnen (Erlösen) abgezogen. Entweder Betriebsausgaben sind sofort absetzbar (als laufende Geschäftskosten) oder ihre gewinnmindernde Wirkung ergibt sich aus der Absetzung für Abnutzung (Abschreibung).

Betriebsausgaben dienen der Erzielung von Gewinnen. Sie müssen nachgewiesen werden, sei es durch Rechnungen oder Eigenbelege. Im Gegensatz dazu stehen die allgemeinen Lebenshaltungskosten, die der Gesetzgeber Privatausgeben nennt. Selbst wenn durch diese Ausgaben nachweislich Geschäftsabschlusse möglich wurden (Eintritt in Golfclub etc.), dürfen sie, weil sie zum privaten Lebensbereich gehören, den Unternehmensgewinn nicht mindern. Problematisch sind nur die gemischten Aufwendungen (Aufteilungsverbot).

Ganz oder gar nicht

Betriebsausgaben sind sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit einem Gewerbebetrieb oder einer selbständigen Tätigkeit stehen. Entscheidend für die Anerkennung als Betriebsausgaben durch das Finanzamt ist es, dass der jeweilige Gegenstand ausschließlich beruflich genutzt wird bzw. sein Kauf ausschließlich beruflich veranlasst war. Es gilt der Grundsatz ganz oder gar nicht. Damit soll verhindert werden, dass Selbständige auch private Ausgaben geltend machen. Das Arbeitszimmer zu Hause, das zur Hälfte auch als Gästezimmer genutzt wird, darf nicht etwa zur Hälfte, sondern gar nicht steuerlich geltend gemacht werden. Gleiches gilt auch für eine Dienstreise, die mit ein paar Privaten Erholungstagen verbunden wird. Wer nicht trennen kann, muss alle entstandenen Reisekosten selber tragen. Von dieser Regel gibt es nur drei Ausnahmen: Pkws, Telefone und PCs werden, auch wenn sie gleichzeitig privat genutzt werden, mit ihrem (prozentual ermittelten) beruflichen Nutzungsanteil als Betriebsausgabe anerkannt.

Was zählt zu Betriebsausgaben?

• Kauf von nichtabnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (z.B. Grundstücke, Beteiligungen): Betriebsausgaben können erst beim Verkauf geltend gemacht werden - letztlich kann nur der dann anfallende Gewinn oder Verlust geltend gemacht werden.
• Kauf von abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (z.B. Gebäude, Büromöbel, PKW): Betriebsausgaben in Höhe der zulässigen Abschreibungen. Gegebenenfalls zusätzliche Betriebsausgaben in Höhe der nichtabziehbaren Vorsteuer im Rahmen der Abschreibung. Die abziehbare Vorsteuer ist sofort Betriebsausgaben. Ausnahme: geringwertige Wirtschaftsgüter. Sie sind sofort Betriebsausgaben in Höhe der Bruttoanschaffungskosten.
• Kauf von Waren (Umlaufvermögen): Betriebsausgaben im Zeitpunkt der Zahlung (nicht bei Lieferung) in Höhe der Bruttokosten.
• Laufender Aufwand (Betriebsbedarf/Fremdleistungen): Betriebsausgaben im Zeitpunkt der Zahlung (nicht bei Lieferung) in Höhe der Bruttokosten.
• Anzahlungen für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens: keine Betriebsausgaben, Ausnahme: geringwertige Wirtschaftsgüter, auch wenn die Anschaffung erst im darauffolgenden Jahr erfolgt.
• Anzahlung von Waren (Umlaufvermögen): Betriebsausgaben im Zeitpunkt der Anzahlung in Höhe der Bruttokosten.
• Darlehen: Die Gewährung und auch die Tilgung von Darlehen stellt keine Betriebsausgaben dar.
• Wertminderung bei Waren (Umlaufvermögen): Die Wertminderung stellt keine Betriebsausgaben dar.
• Ausgaben im Namen und auf Rechnung eines anderen (Durchlaufende Posten): Keine Betriebsausgaben, es sei denn, dass damit zu rechnen ist, dass die verauslagten Kosten nicht wiederkommen werden
• Umsatzsteuernachzahlungen an das Finanzamt: Betriebsausgaben.

Absetzung für Abnutzung (AfA)

Wie können Betriebsausgaben abgesetzt werden? Lieber alles auf einmal in einem Jahr geltend machen oder über ein paar Jahre verteilen? Doch, da hat der Steuerpflichtige keine Wahl, es gibt genaue gesetzliche Bestimmungen. Anschaffungen, deren Kaufpreis 410 Euro zzgl. Mehrwertsteuer überschreitet, also fast alle technischen Geräte, Software oder Möbel, müssen als Betriebsausgaben "abgeschrieben" werden, d.h. ihr Kaufpreis wird als AfA auf mehrere Jahre verteilt.

Der jährliche Abschreibungsbetrag hängt dabei von der Nutzungsdauer des Geräts ab, für die folgende Richtwerte gelten. Die wichtigsten Beispiele:

• Pkws 6 Jahre
• PCs: 3 Jahre
• Telefon 10 Jahre
• Faxgeräte: 6 Jahre
• Schreibmaschinen 9 Jahre
• Büromöbel 13 Jahre

Alle Geräte, die weniger als 410 Euro in der Anschaffung kosten, werden auf einen Schlag im Jahr der Anschaffung abgesetzt. Zu beachten ist aber, dass nicht jede Ausgabe über 410 Euro auf der anderen Seite unter die AfA fällt: Vorraussetzung ist nämlich, dass es sich um ein Wirtschaftsgut handelt, das länger als ein Jahr benutzt wird und auch wieder verkauft werden kann. Also, der Teppichboden im Büro z.B., der fest verklebt wird, kann auch wenn er mehr als 410 Euro gekostet hat, im Anschaffungsjahr voll abgesetzt werden, da er nicht weiterverwertbar ist. Gleiches gilt auch für Ausstellungsstücke bei Veranstaltungen, die nur ein einziges Mal benutzt werden können.

Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten unter 410 Euro dürfen nur dann sofort abgesetzt werden, wenn sie selbständig nutzbar sind. Sonderausstattungen fürs Auto wie ein Lederlenkrad unter 410 Euro, sind nicht einzeln verwendbar und müssen deshalb wie das Gesamt-KFZ abgeschrieben werden.

Während der Nutzungsdauer eines Geräts wird jedes Jahr nur ein Teilbetrag des Kaufpreises -die fiktive Wertminderung - als Betriebsausgaben abgesetzt. Bei drei Jahren Afa 3 Jahre lang ein Drittel der Anschaffungskosten. Der Experte spricht davon, dass dann "der Restwert Null ist". Dabei sind zwei Verfahren erlaubt:

• Bei der linearen Abschreibung wird jedes Jahr der gleiche Prozentsatz des Kaufpreises abgesetzt
• Bei der degressiven Abschreibung hingegen wird jedes Jahr der gleiche Prozentsatz des Restwertes angesetzt. D.h. bei etwa drei Jahren Laufzeit wird erst die volle Summe, im zweiten Jahr zwei Drittel und im dritten Jahr ein Drittel abgeschrieben, das dafür aber bei doppeltem Prozentsatz. Das lohnt sich nur bei einer sehr langen Nutzungsdauer.

Ansparabschreibung

Zu der linearen und der degressiven Abschreibung gibt es noch ein drittes Modell, das sich insbesondere für Existenzgründer und Kleinbetriebe eignet. Sie können Geld ansparen und schon vor der Investition als Betriebsausgabe absetzen.

Beispiel:Für das Jahr 2004 plant ein neuer Auto-Reparaturbetrieb die Anschaffung einer Hebebühne. Erforderliche Investition: 60.000 Euro. Da er keinen Kredit aufnehmen will, legt er für die Anschaffung in beiden Vorjahren je 12.000 Euro zurück. Diese Geld ist nach §7 Einkommenssteuergesetz eine "Ansparabschreibung", die als Betriebsausgaben verbucht werden darf. Im Jahr der wirklichen Anschaffung wird daraus eine Betriebseinnahme.

Natürlich muss das Geld nicht wirklich beiseite geschafft werden. Es handelt sich um eine erlaubte Umbuchung bei der Buchführung. Zudem lassen sich so Einnahmen aus guten Jahren auf schlechtere verschieben. Erlaubt ist die Ansparabschreibung als Betriebsausgaben aber nur,

• wenn Bildung und Auflösung der Rücklage für das Finanzamt nachvollziehbar sind.
• wenn Freiberufler oder Kleingewerbetreibende mit einem Betriebsvermögen von höchsten 205.517 Euro davon Gebrauch machen.
• wenn die Rücklage höchstens 40 Prozent des Kaufpreises und höchstens 154.000 Euro (bei Existenzgründern 307.000 Euro) beträgt.
• wenn das Finanzamt dem Kauf zustimmt, der nach spätestens zwei (bei Existenzgründern fünf Jahren) auch getätigt werden muss.
• wenn das Objekt mindestens ein Jahr lang betrieblich genutzt wird.

Betriebsausgabenpauschale

Betriebsausgaben dürfen den Gewinn eines Unternehmers in der Regel nur mindern, wenn sie anhand geeigneter Belege nachgewiesen werden können. Für Bestimmte Berufsgruppen gibt es aber eine Sonderregelung: Sie dürfen ihre Betriebsausgaben pauschal angeben:

• 30 Prozent, maximal 1.250 Euro pro Jahr bei hauptberuflichen selbständigen, schriftstellerischen oder journalistischen Tätigkeiten
• 25 Prozent, jedoch maximal 600 Euro pro Jahr, bei nebenberuflichen wissenschaftlichen, schriftstellerischen und künstlerischen Tätigkeiten

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Betriebsausgaben, die bereits vor Betriebseröffnung angefallen sind, sind dann abzugsfähig, wenn ein ausreichender Zusammenhang mit der geplanten Gewinnerzielung des späteren Gewerbebetriebes besteht. Etwa Finanzierungs-, Gründungs-, Reise-, Planungs- und Reisekosten. Diese Kosten sind auch dann abzugsfähig, wenn der Geschäftsbetrieb später nicht aufgenommen wurde - es sei denn, man kann dem Gewerbetreibenden Liebhaberei unterstellen.