Buchführung

(engl. accounting, book keeping) Als Buchführung (auch Buchhaltung) bezeichnet man die Dokumentation von Vorgängen auf einem Datenträger. Nach dieser umfassenden Erklärung zählen zur Buchführung auch chronologische Aufzeichnungen von Ereignissen, die in sog. Tagebüchern festgehalten werden. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird dagegen die Buchführung auf die Aufzeichnung wirtschaftlicher Tatbestände eingeengt. Dort erfüllt die Buchführung vor allem die Aufgabe einer Dokumentation zeitlicher Abfolgen der Mengen und/oder Wertbewegungen von Gütern. Sie ist vorrangig eine vergangenheitsbezogene Abrechnung. Die Auswahl der Bestandsgrößen, deren Veränderung die Buchführung dokumentieren soll, richtet sich nach den Informationsansprüchen (Information) der handelnden Personen, wird in Rechtsverträgen zwischen Personen vereinbart oder durch gesetzliche Vorschriften festgelegt. Aus Eigeninteresse heraus wird von vielen Personen über vorhandene Geldbeträge und deren Verwendung Buch geführt in einfachster Form auch im Privatleben mit dem sog. Haushaltsbuch. Im Geschäftsleben führen Kaufleute (Kaufmann) insbesondere Buch über ihre Handelsgeschäfte, um den Erfolg als Gewinn oder Verlust zu ermitteln. Bei der Trennung von Eigentum und Verfügungsgewalt regelt der Gesetzgeber die Rechenschaftslegung des Beauftragten oder Geschäftsführers (Geschäftsführung). Sie umfasst gemäß § 259 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben auf der Grundlage von Belegen. Für die Buchführung rechtlich und wirtschaftlich relevanter Vorgänge sind demnach als Grundanforderungen festzuhalten: systematische Aufzeichnung nach speziellen Ordnungsmerkmalen auf der Grundlage beweiskräftiger Dokumente (Belege). Wo größere wirtschaftliche Risiken entstehen, werden vom Gesetzgeber umfassendere Buchführungspflichten festgelegt. So ist gemäß § 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Unternehmens ersichtlich zu machen. Die kaufmännische Buchführungspflicht betrifft also die chronologische Aufzeichnung der Rechtsgeschäfte mit Dritten im Grundbuch (Journal) und die Erfassung deren wirtschaftlicher Folgen für das Unternehmen im Hauptbuch. Dort wird die wertmäßige Entwicklung der Vermögensgegenstände und Kapitalposten verzeichnet, die in der Bilanz ausgewiesen sind. Die Aufrechnung von Veränderungen des Eigenkapitals aus Unternehmenstätigkeit (durch Aufwendungen [ Aufwand) und Erträge) ergibt den Gewinn oder 1 Verlust. In welcher Weise die Rechentechnik der Buchführung gestaltet wird, ist in das Ermessen desjenigen gestellt, der die Erfassung vornimmt. Auch das Handelsrecht schreibt keine bestimmte technische Buchführungsform vor. Allerdings ergeben sich aus dem umfassenden Informationsauftrag Folgerungen für eine zweckmäßige Gestaltung des Buchführungssystems. In einfachster Form können die Wertbewegungen eines bestimmten Bestandes so erfasst werden, wie es jedermann vorn Sparbuch bekannt ist: Ausgehend von einem Anfangsbestand nach der ersten Einzahlung werden dort alle Ein und Auszahlungen in zeitlicher Folge lückenlos erfasst und jeweils zu einem neuen aktuellen Bestand aufgerechnet. Aufgrund des in Zeitfolge untereinander gestaffelten Abrechnungssystems ist für diese Erfassungstechnik, die Mengen und/oder Wertgrößen erfassen kann, der Ausdruck Staffelrechnung geläufig:

Die Staffelrechnung hat den Nachteil, dass man nur über eine umständliche Nebenrechnung ermitteln kann, welchen Gesamtumfang die bestandserhöhenden oder bestandsmindernden Vorgänge aufweisen. Hierzu muss eine Nebenrechnung durchgeführt werden, die entweder alle Beträge mit Plus oder alle Beträge mit Minusvorzeichen summiert. Nachteile der Staffelrechnung werden durch die Kontorechnung vermieden. Das Konto ist ein zweiseitiges Abrechnungssystem zur getrennten Erfassung der Mengen und/oder Wertverhältnisse eines Abrechnungsbereichs aus unterschiedlicher Sicht. Das Grundprinzip der Kontorechnung in der Buchführung zeigt folgendes Bild mit den üblichen Bezeichnungen:

Die Grundform eines Kontos kann auch spiegelbildlich aufgebaut werden; wesentlich ist für das System der Kontorechnung nur, dass Zugänge auf der Seite des Anfangsbestandes eingetragen werden und Abgänge auf der gegenüberliegenden Seite. Nur so lässt sich durch Aufrechnen beider Kontoseiten auf die größte Summe ein Endbestand als Saldogröße ermitteln. Ein s Saldo ist demnach die Differenzgröße zur Aufrechnung beider Kontoseiten auf die größte Summe beim Kontoabschluss. Oben wurde Buchführung nur auf die Erfassung von Veränderungen solcher Bestände erklärt, für die ein Kontrollinteresse besteht (einfache Buchführung). Wird dagegen eine vollständige Erfassung der Wertbewegungen aller Bestände angestrebt, die in der Bilanz verzeichnet sind, reicht zur Erfassung eines Vorgangs nur eine Buchung allein nicht mehr aus. Es entsteht die Notwendigkeit doppelter Buchführung (Doppik). Ein buchungsrelevanter Vorgang löst Buchungen auf entgegengesetzten Seiten von mindestens zwei Konten aus; der Vorgang wird mit dem doppelten Betrag seines Belegs erfasst. Das Buchungssystem der Doppik ergibt sich aus der Bilanz als Ausgangspunkt der Buchführung: Dort werden Vermögensgegenstände als Wertverwendung (Aktiva) den Kapitalposten als Finanzierungsquellen des Vermögens (Passiva) gegenübergestellt. Wollte man nach jedem Handelsgeschäft eine neue Bilanz aufstellen, wäre nicht nur eine Bilanzposition zu verändern. Die Bilanzgleichung ist erst wiederhergestellt, wenn jeder Vorgang neben der Wertverwendung auch eine Wertherkunft gegenübergestellt bekommt. Dabei gibt es nun (nur) 4 Möglichkeiten, um das geschlossene System doppelter Buchführung gedanklich aus den Veränderungen des Bilanzbildes zu entwickeln:

Der Zugang von Vermögen (A+) kann entweder finanziert worden sein (1) durch den Abgang von einem anderen Vermögenskonto, z. B. Kasse, Bank (A ), oder (2) durch Schuldenzunahme (P+). Die Tilgung von Schulden (P ) kann (3) durch Erhöhung anderer Schulden finanziert worden sein, z. B. Überziehen des Bankkontos (P+) oder (4) durch den Abgang von einem Vermögenskonto, z. B. Verminderung des Bankguthabens (A ). Alle buchungsrelevanten Vorgänge der Wirtschaftspraxis lassen sich mit diesen 4 möglichen Fällen bilanzieller Wertbewegungen erfassen.

Handelsgeschäfte verändern letztlich das Bilanzbild. Es wird aber nicht in der Bilanz gebucht, denn die Bilanz ist die abgeschlossene Darstellungsform einer Stichtagsinformation über Vermögen und Kapital. Die Buchführung übernimmt diese Anfangs Bilanzbestände auf Konten. Wird auch die Übernahme der Anfangsbestände auf Konten mit Doppelbuchungen über ein s Eröffnungsbilanzkonto vorgenommen, ergibt sich ein geschlossenes System doppelter Buchführung:

Am Ende eines Buchungszeitraums soll der Kontenabschluss wieder zu der Bilanz hinführen, die sich mit Istwerten als Ergebnis der 4 Inventur ergibt. Das ist aber in der Praxis der Ausnahmefall: Jeder Saldo ist nur buchtechnischer Endbestand (Buchbestand), der nicht unbedingt mit dem tatsächlich vorhandenen Bestand (Istbestand) übereinstimmt. Häufig treten Inventurdifferenzen als Mengen und Wertdifferenzen auf. Natürliche Vorgänge (Eintrocknen, Verderben), strafbare Tatbestände (Diebstahl, Unterschlagung) und Wertkorrekturen aus bilanzrechtlichen oder bilanzpolitischen Gründen führen zu diesen Buchführungs nventur bweichungen. Am Periodenende erfolgt über Abstimmungsbuchungen eine Anpassung des Buchführungssystems an das Inventurergebnis. Neben dem Nachweis über die wertmäßigen Folgen der Handelsgeschäfte im Unternehmen deckt die doppelte Buchführung also auch Abweichungen zwischen dem Buchführungsergebnis nach Belegen und tatsächlichen Wertbewegungen und Wertänderungen auf. Die Buchführung, durchgeführt von einer Organisationseinheit Buchhaltung, beide Begriffe werden umgangssprachlich häufig synonym verwendet, ist die systematische Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge mit Wertangabe, beginnend mit der Eröffnungsbilanz. Bei der einfachen Buchführung werden alle Zugänge und Abgänge unabhängig voneinander auf einigen wenigen Konten verbucht. Bei der doppelten Buchführung wird der Gewinn eines Unternehmens durch einen Betriebsvermögensvergleich sowie durch Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt.