Benchmarking

Benchmarking ist ein Instrument der Wettbewerbsanalyse. Es bedeutet die systematische Suche nach den jeweils besten Praktiken und deren Übertragung auf das eigene Unternehmen. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Qualität oder das Herstellungsverfahren für ein Produkt, um die Kundenbetreuung, den Standard von Dienstleistungen, die Mitarbeiterführung, Managementmethoden oder die Ablauforganisation bei Veranstaltungen handeln.

Benchmarking ist ein Instrument des Managements, das bis in die neunziger Jahre hinein in Deutschland kaum genutzt wurde. Nur wenige Unternehmen beherrschen die Benchmarking-Technik ausreichend, um sie erfolgversprechend einsetzen zu können. Häufig unterliegt dieses Instrument der Wettbewerbsanalyse noch dem Vorurteil, dass es sich um ein einfaches Kopieren von Praktiken anderer Unternehmen handelt. Tatsächlich ist es aber eine Chance, alte Strukturen aufzubrechen und neue, bessere Arbeitsweisen im Unternehmen einzuführen. Dabei werden vier Arten des Benchmarking unterschieden:

• Internes Benchmarking: Innerhalb des eigenen Unternehmens werden ähnliche Funktionen, die in unterschiedlichen Unternehmenseinheiten ausgeführt werden, miteinander verglichen. Das Ziel ist, herauszufinden, welche Unternehmenseinheit die untersuchte Funktion besser ausführt und worin dies begründet ist. Dann wird versucht, die Leistungsfähigkeit der weniger effizienten Bereiche auf das Niveau der besseren anzuheben.
• Wettbewerbs-Benchmarking: Als Vergleichsmaßstab dienen in diesem Fall direkte Wettbewerber des eigenen Unternehmens. Die Suche nach den besten Praktiken wird also auf die eigene Branche beschränkt. Wählt man einen Konkurrenten als Vergleichsmaßstab, so muss sichergestellt werden, dass beide Unternehmen auch tatsächlich vergleichbar sind. Beispielsweise hat ein international tätiges Unternehmen viel größere Möglichkeiten im Bereich der Beschaffung als ein mittelständischer Betrieb.
• Funktionales Benchmarking: Hier ist das Suchfeld nicht auf die eigene Branche beschränkt. Als Vorbild werden auch Unternehmen und Organisationen herangezogen, die in ihrem Bereich vergleichbare Probleme zu lösen haben. Ein Beispiel hierfür ist ein Pralinen-Hersteller, der sich einen Leiterplatten-Produzenten zum Vorbild nimmt, um seinen Fertigungsprozess zu verbessern. Beide Unternehmen stehen ähnlichen Herausforderungen in der Fertigung gegenüber, da sowohl Leiterplatten als auch Pralinen klein und empfindlich sind, in großen Mengen hergestellt und automatisch verpackt werden sowie strengen hygienischen Anforderungen unterliegen. Der Vorteil dieser Methode: Das Blickfeld ist offener für neue Problemlösungen. Zudem spricht viel dafür, dass die innovativsten und besten Praktiken nicht nur in der eigenen Branche entwickelt werden. Auch hier muss aber gewährleistet sein, dass beide Unternehmen miteinander vergleichbar sind.
• Allgemeines Benchmarking: Einige Funktionen muss jedes Unternehmen wahrnehmen, unabhängig von dem Wirtschaftszweig, in dem es tätig ist. Dies sind zum Beispiel die Abwicklung von Auftragseingängen, das Inkasso- und Personalwesen oder die Rechnungsstellung. Werden diese allgemeinen Funktionen einem Benchmarking-Prozess unterzogen, können die Vorbildunternehmen aus allen Branchen kommen.

Ein Benchmarking-Prozess innerhalb eines Unternehmens oder einer Institution hat fünf wichtige Phasen.

Planungsphase:

Zunächst wird darüber entschieden, welche Unternehmensfunktion in den Benchmarking-Prozess einbezogen werden sollen. Das können zum Beispiel die Herstellung eines Produkts, oder einer Dienstleistung sein, die Erstellung von Rechnungen, die Abwicklung von Aufträgen oder die Bearbeitung von Beschwerden. Dann muss festgelegt werden, anhand welcher Größen die Leistungsfähigkeit der untersuchten Funktion gemessen werden soll. Im Fall der Funktion "Beschwerdebearbeitung" kann zur Leistungsbeurteilung beispielsweise die Größe "Bearbeitungsdauer in Tagen" herangezogen werden. Im nächsten Schritt muss bestimmt werden, an welchem Unternehmen die eigenen Leistungen gemessen werden soll. Häufig ist der Ausgangspunkt der Suche das engere Wettbewerbsumfeld des eigenen Unternehmens. Doch auch in anderen Wirtschaftsbereichen sollte nach den besten Praktiken bei vergleichbaren Operationen gesucht werden. Bei der Suche nach Vorbildern muss jedoch darauf geachtet werden, dass für beide Unternehmen ähnliche Wettbewerbsbedingungen herrschen. Für beide Unternehmen muss beispielsweise die Kundenzufriedenheit eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg sein. Sobald über die zu untersuchende Unternehmensfunktion und das Vergleichsunternehmen entschieden ist, müssen über beide ausreichend Daten beschafft werden. Die Beschaffung der Daten über das Vergleichsobjekt erfolgt zumeist über öffentlich zugängliche Quellen, da kaum ein Unternehmen bereit ist, interne Daten über Unternehmensvorgänge herauszugeben und so seinen Wettbewerbsvorsprung zu verlieren.

Analyse:

In der Analysephase müssen beide Datenpakete sorgfältig untersucht werden, um die eigenen Prozesse und die des Vergleichsunternehmens genau kennen lernen und vergleichen zu können. Dann muss festgestellt werden, welche Unterschiede zwischen den Arbeitsweisen beider Unternehmen bestehen. Dabei muss bestimmt werden, warum das Vergleichsunternehmen die untersuchte Funktion besser ausführt, um wie viel besser es diese ausführt und warum die eigenen Praktiken zu einer geringeren Leistungsfähigkeit führen. Nur auf Basis einer genauen Kenntnis der eigenen Leistungslücke ist es möglich, im weiteren Verlauf des Benchmarking-Prozesses Verbesserungschancen zu erkennen und Umsetzungsstrategien zu entwickeln. In den seltensten Fällen können die Praktiken des Vorbildunternehmens einfach übernommen werden. Sie müssen auf die Situation im eigenen Betrieb abgestimmt werden. Aus den Analyseergebnissen kann dann abgeleitet werden, welches Leistungsniveau nach Umsetzung der Benchmarking-Ergebnisse voraussichtlich erreicht werden kann, das heißt, es muss geprüft werden, ob das Niveau des Wettbewerbers erreicht oder sogar übertroffen werden kann.

Integration:

Jetzt müssen die in der Analysephase erarbeiteten Ergebnisse im Betrieb bekannt gemacht und konkrete Ziele festgelegt werden, die im Laufe des Umsetzungsprozesses erreicht werden sollen. Hierzu müssen die Ergebnisse der Benchmarking-Studie zunächst dem Management und den betroffenen Fachabteilungen präsentiert werden, um sie von den nötigen Veränderungen zu überzeugen. Nur bei einer ausreichenden Kommunikation ist gewährleistet, dass die bevorstehenden Veränderungen auf Akzeptanz im Betrieb stoßen und damit auch Erfolg haben. Damit der Umsetzungsprozess für alle Beteiligten verständlich und nachvollziehbar ist, müssen Ziele und Richtlinien erarbeitet werden, wie sich die Arbeitsabläufe innerhalb des Betriebs im Laufe der Zeit verändern sollen und wie die Organisation am Ende des Umstellungsprozesses aussehen soll. Schließlich muss auch das schon vorhandene Zielsystem des Unternehmens daraufhin geprüft werden, ob es mit den Erkenntnissen der Benchmarking-Studie übereinstimmt.

Aktion:

Um die Ergebnisse der Benchmarking-Studie umzusetzten, müssen konkrete praktische Schritte für die verantwortlichen Fachabteilungen abgeleitet werden. Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen müssen darüber informiert werden, welche neuen Anforderungen an sie gestellt werden und zu welchem Zeitpunkt sie Maßnahmen zur Erreichung der Benchmarking-Ziele umsetzen sollen. Um den Erfolg sicherzustellen, müssen die Mitarbeiter verstehen, welche Bedeutung jeder Schritt für den gesamten Benchmarking-Prozess hat und wann Resultate von ihnen erwartet werden. Es müssen Mitarbeiter benannt werden, die für den Erfolg der Aktionen verantwortlich sind. Schließlich müssen auch die für die Umsetzung benötigten Ressourcen berechnet und zur Verfügung gestellt werden. Neben der Unterstützung während der Umsetzung der Benchmarking-Ergebnisse müssen die verantwortlichen Personen auch kontinuierlich die Fortschritte messen.

Reife:

Die Reifephase ist dann erreicht, wenn in allen wichtigen Unternehmensfunktionen die besten Industriepraktiken umgesetzt werden. Das heißt, dass die eigenen Praktiken jedem Vergleich mit Mitbewerbern standhalten können. Das geht aber nur bei kontinuierlicher Weiterentwicklung. Deshalb sollte jeder Mitarbeiter des Unternehmens die eigenen Praktiken immer wieder in Frage stellen und nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen.