Depotbuchführung

Das Depotgesetz verpflichtet Verwahrer, ein Depotbuch als Handelsbuch (= Verwahrungsbuch) zu führen, in das der Hinterleger, Art und Umfang sowie Merkmale der für ihn verwahrten Wertpapiere einzutragen sind. Hierzu gehören auch Angaben über die evtl. Verpfändung und Drittverwahrung der hinterlegten Werte. Sind Nummern oder sonstige Merkmale der verwahrten Wertpapiere nur aus Verzeichnissen zu ermitteln, ist hierauf Bezug zu nehmen. Soweit das Depotbuch in Loseblattform oder Datei geführt wird, müssen gemäß der Richtlinien für die Depotprüfung unter Einhaltung personeller und funktionaler Trennung ein Personendepot, ein Sachdepot und eine Lagerstelle nebeneinander geführt werden. Die Abstimmung und Überwachung zwischen Personen- und Sachdepot sowie Lagerstelle ist Gegenstand von Innenrevision (Revision) und Depotprüfung. Der Einsatz von EDV ermöglicht dabei weitgehend eine automatisierte D., und zwar in der Form von Dateien einschließlich einer Bestandskontrolle innerhalb der verschiedenen Depotbücher auf der Grundlage der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Bei Filialbanken sind die zentrale bzw. dezentrale Depotbuchführung üblich. Vgl. auch: Wertpapier-Mitteilungen Eigenständige Buchhaltung der Depotabteilung, für die die BaFin in einer Anlage zu den Depotprüfungsrichtlinien sehr umfangreiche und detaillierte Vorschriften erlassen hat.. Nach DepG ist jede Bank, die Wertpapiere verwahrt oder von einem anderen Verwahrer verwahren lässt, also das Depotgeschäft (Verwaltung und Verwahrung von Wertpapieren) betreibt, verpflichtet, als Handelsbuch ein nach Hinterlegern geordnetes Verwahrungsbuch - persönliches Depotbuch -zu führen. Neben diesem soll bei umfangreichem Wertpapiergeschäft ein nach Wertpapierarten aufgegliedertes Depotbuch - sachliches Depotbuch - geführt werden. In diesem Fall genügt es, wenn eines der beiden als Handelsbuch geführt wird. Bei einer Buchführung in Kartei- oder Loseblattform müssen beide Bücher geführt werden sowie die notwendigen organisatorischen Massnahmen getroffen werden, um missbräuchliche Verwendung oder unbefugte Entfernung der den Depotbüchern beigefügten Vordrucke auszuschliessen. Für maschinelle Depotbuchführung per elektronischer Datenverarbeitung sind ebenfalls die GoB zu beachten. Depotbuchungen müssen laufend vorge- nommen und dürfen nicht verzögert werden. Der Buchungsablauf und die Führung des Verwahrungsbuches (einschl. Behandlung erledigter Kontoblätter) sind durch Arbeitsanweisungen zu regeln, aus denen die von der Bank getroffenen Sicherheits- und Kontrollvorkehrungen ersichtlich sein müssen. Während der Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist muss für jeden Zeitpunkt ein prüfbarer Nachweis bestehen, welche Depots geführt werden bzw. wurden. Das als Handelsbuch ausgestaltete Depotbuch darf nicht von dem für die Verwahrung der Wertpapiere Verantwortlichen oder im Fall der Drittverwahrung nicht von dem über die Wertpapiere verfügungsberechtigten Mitarbeiter geführt werden. Die Depotbücher müssen nach Goss geführt und ständig auf dem Laufenden gehalten werden, sodass sie stets die Depotvertragsverhältnisse einwandfrei ausweisen. Buchungsunterlagen sind vor allem Einlieferungsbelege, Auslieferungsquittungen, formularmässige Effektenabrechnungen u. dgl. Aufgaben der Depotbuchhaltung liegen in der Ausweisung der der Bank zur Verwahrung übergebenen Wertpapiere entspr. den gesetzlichen Vorschriften und der Erstellung der für die Depotverwaltung erforderlichen buchmässigen Unterlagen und Belege. Weiter fallen als Aufgaben Tätigkeiten wie Kontrolle der Gutschrift von Zinsen und Dividenden auf die Depotbestände, Erstellung der Depotauszüge, Errechnung der Depotgebühren, Erstellung von Verzeichnissen für Verwaltungsaufgaben bei Kapitalerhöhungen, Hauptversammlungen u. a. m. an. Durch die Einsatzmöglichkeiten der EDV sind die Arbeitsabläufe erheblich erleichtert worden.