Personalakte

Eine Personalakte ist jede Sammlung von Unterlagen über einen bestimmten Arbeitnehmer des Betriebs, und zwar ohne Rücksicht auf die Form und die Stelle, an der die Sammlung geführt wird. Daher gehören auch in elektronischen Datenbanken gespeicherte Personaldaten zur Personalakte. Darüber hinaus sind Sonder- und Nebenakten, wie Aufzeichnungen des Werkschutzes oder von Vorgesetzten, ebenso Bestandteile der Personalakte.

In der Personalakte dürfen nur Informationen stehen, die eine unmittelbare Beziehung zur ausgeübten Tätigkeit haben und an denen der Arbeitgeber ein berechtigtes sachliches Interesse hat. Dazu zählen insbesondere: Angaben zur Person des Arbeitnehmers wie zum Personenstand, zur beruflichen Entwicklung, zu Fähigkeiten, Leistungen, Arbeitsunfällen, Abmahnungen, Darlehen, Pfändungen oder Lohn- und Gehaltsänderungen, Bewerbungsunterlagen. Weiterhin gehören hierzu der Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnisse und Personalfragebögen. Zur Personalakte zählen außerdem Unterlagen, die das Verhältnis des Arbeitnehmers zu Ämtern und Behörden betreffen, also Lohnsteuer- und Versicherungsunterlagen.

Nicht alles darf in der Personalakte stehen

Unterlagen und Vermerke, die mit dem Arbeitsverhältnis in keinem Zusammenhang stehen, dürfen nicht in der Personalakte stehen. Ein Strafurteil also, das ein außerdienstliches Verhalten des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber als Privatperson betrifft (zum Beispiel ein Verkehrsunfall), darf nicht in die Sammlung aufgenommen werden. Zu beachten sind zudem die Wertungen des Bundeszentralregisters, nach denen bestimmte Verurteilungen nicht in ein Führungszeugnis aufgenommen werden dürfen, so dass diese grundsätzlich auch nicht Gegenstand der Personalakte sein können. Der notwendige Bezug fehlt außerdem bei Unterlagen, die den Betriebsrat als Organ oder die Tätigkeit der Betriebsratsmitglieder in ihrer Eigenschaft als solche betreffen. Im Übrigen dürfen Unterlagen von einem Betriebsarzt, die Befunde enthalten, die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen, nicht zur Personalakte genommen werden.

Grundsätzlich gilt: Was einmal in der Personalakte steht, bleibt auch drin. Manche Betriebe haben jedoch Betriebsvereinbarungen, die bestimmen, dass zum Beispiel eine Abmahnung nach zwei oder drei Jahren herausgenommen werden muss. Einige Vorgesetzte lassen sich auch nach Ablauf einer bestimmten Zeit aus Kulanz darauf ein, einen "Ausrutscher" aus der Personalakte zu entfernen.

Pflichten des Arbeitgebers bezüglich der Personalakte

Zunächst einmal steht es dem Arbeitgeber frei, überhaupt eine Personalakte zu führen. Eine solche Verpflichtung besteht nur im öffentlichen Dienst. Führt der Arbeitgeber eine Personalakte, so ist es seine Entscheidung, ob im Einzelfall ein Vermerk gemacht wird oder Unterlagen angelegt werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakte sorgfältig aufzubewahren und bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln. Ohne Einverständnis des Arbeitnehmers ist es unzulässig, die Personalakte an Betriebsfremde weiterzugeben. Die Zustimmung des betroffenen Arbeitnehmers ist außerdem notwendig, wenn die Akten bei einer Muttergesellschaft oder einem fremden Rechenzentrum geführt werden sollen. Hält sich der Arbeitgeber nicht an seine Pflichten, und entstehen für den Arbeitnehmer dadurch Nachteile, kann sich der Arbeitgeber sogar schadensersatzpflichtig machen. Im Übrigen muss der Arbeitgeber den Kreis, der mit Personalakten befassten Mitarbeitern möglichst klein halten.

Rechte des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer hat jederzeit ein Einsichtsrecht in alle Aufzeichnungen, und zwar während der Arbeitszeit. Bestehen Sonder- und Nebenakten, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass in der Hauptpersonalakte ein entsprechender Hinweis angebracht ist, damit sichergestellt ist, dass er auch hier von seinem Recht Gebrauch machen kann. Das Einsichtsrecht beinhaltet auch das Recht, sich Notizen und Kopien auf eigene Kosten zu machen. Der Arbeitnehmer hat außerdem einen Anspruch auf Ausdruck aller über ihn gespeicherten Daten in einer entschlüsselten und verständlichen Form. Der Arbeitnehmer kann ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen, welches über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu wahren hat.

Der Arbeitnehmer hat weiterhin das Recht, Erklärungen (Gegendarstellungen) zum Inhalt der Personalakte abzugeben. Dies ist vor allen Dingen dann von Belang, wenn in der Personalakte Abmahnungen enthalten sind. Der Arbeitnehmer hat dann einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber diese Erklärung der Personalakte beifügt. Das gilt selbst dann, wenn die Gegendarstellung nach Auffassung des Arbeitgebers unzutreffende Behauptungen enthält. Der Arbeitnehmer ist aber nicht verpflichtet gegen eine Abmahnung oder einen Vermerk in der Personalakte sofort vorzugehen. Er kann auch erst einmal abwarten und gegebenenfalls in einem späteren Kündigungsschutzprozess die in dem Schreiben enthaltenen Tatsachen bestreiten.

Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, sonstige Unterlagen beizufügen, wie zum Beispiel Bescheinigungen über während des Arbeitsverhältnisses erworbene Qualifikationen. Der Arbeitnehmer kann die Aufnahme von Erklärungen und sonstigen Unterlagen nur dann nicht verlangen, wenn sie mit seinem Arbeitsverhältnis in keinem Zusammenhang steht oder bei sehr umfangreichen Aktenstücken, die nur in losem Zusammenhang stehen und deren Aufbewahrung erhebliche Umstände bereiten würden. Daneben hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Rücknahme und Entfernung von unrichtigen und missbilligenden Angaben aus der Personalakte, wenn diese unzutreffende Behauptungen enthalten, die ihn in seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen könnten. Entsprechendes gilt, wenn der Arbeitnehmer vor Aufnahme einer Abmahnung in die Personalakte beispielsweise nicht angehört worden ist, also formale Fehler vorliegen. Bei überzogenem Sachverhalt hat er einen Anspruch auf Berichtigung.

Im Streit hat der Arbeitgeber die Richtigkeit für die Gründe einer Abmahnung beispielsweise zu beweisen.