Depotstimmrechtsausübung, Pflichten der Banken

Die Pflichten von Depotbanken bei der Stimmrechtsausübung für ihre Kunden sind wegen der zahlreichen Missbräuche durch Kon TraG ausgeweitet worden. Sie sind verpflichtet, das Stimmrecht für sämtliche bei ihnen in Verwahrung befindlichen Aktien des Vollmachtgebers und den ihnen erteilten Weisungen bzw. bei fehlenden Weisungen den eigenen Vorschlägen entspr. auszuüben, es sei denn, dass das Institut den Umständen nach annehmen darf, dass der Aktionär bei Kenntnis der Sachlage die von den eigenen Vorschlägen abweichende Ausübung des Stimmrechts billigen würde. Wird Personen, die nicht Angestellte der bevollmächtigten Bank sind, Vollmacht übertragen oder Untervollmacht erteilt, müssen diese schriftlich unterrichtet werden, in welcher Weise das Stimmrecht auszuüben ist. Weicht das an der HV teilnehmende Institut von den dem Aktionär unterbreiteten Vorschlägen ab, weil es annehmen darf, dass der Aktionär bei Kenntnis der Sachlage die abweichende Ausübung des Stimmrechts billigen würde, oder weicht das Institut von ihm erteilten Weisungen ab, ist dem Aktionär hiervon unter Angabe der Gründe Kenntnis zu geben. Es sind Vorkehrungen dafür zu treffen, dass das Stimmrecht für den bisherigen Aktionär nicht ausgeübt wird, falls er seine Aktien bis zur HV veräussert hat. Das Vorliegen von Dauervollmachten ist zu dokumentieren. Die Banken haben die Gültigkeit der Vollmachten zu überwachen und durch geeignete organisatorische Massnahmen sicher zu stellen, dass sämtliche von den Aktionären für die Ausübung des Stimmrechts eingehenden Weisungen zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung der HV bei der Stimmrechtsausübung beachtet werden. Nach Ablauf des von den Instituten festgelegten Termins, bis zu dem eingehenden Weisungen entsprochen werden kann, ist an Hand einer Übersicht zusammenzustellen, mit welchen Nennbeträgen oder - wenn die Satzung dies vorschreibt - mit welcher Stückzahl der zu vertretenden Aktien das Stimmrecht i. S. d. Vorschläge der Verwaltung, i. S. d. Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge der Opponenten oder sonstigen Weisungen gemäss auszuüben und zu welchen Punkten der Tagesordnung gegen die Verwaltungsvorschläge zu stimmen oder Stimmenthaltung zu üben ist. Die Zusammenstellung ist auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu kontrollieren und abzuzeichnen. Die Institute haben schriftlich festzuhalten, dass das Stimmrecht für sämtliche in Verwahrung befindlichen Aktien der Vollmachtgeber ausgeübt und den Pflichten bei der Ausübung des Stimmrechts entsprochen worden ist. Sofern unter besonderen Umständen bei der Ausübung des Stimmrechts von der Weisung des Aktionärs oder, wenn dieser keine Weisung erteilt hat, von den eigenen Vorschlägen abgewichen worden ist, ist dies ausdrücklich unter An- gäbe der Gründe, die hierfür massgebend waren, zu erwähnen. Die Durchschläge der Mitteilungen nach AktG sind mit einem Versendungsvermerk zu versehen und geordnet abzulegen. Ein Mitglied der Geschäftsleitung hat zu überwachen, ob die Ausübung des Stimmrechts und deren Dokumentation ordnungsgemäss ist.