Depotgeschäft, internes Kontrollsystem

Die von einer Bank gem. KWG getroffenen organisatorischen Massnahmen sind Arbeitsanweisungen über die Depotbuchführung niederzulegen, die dem Depotprüfer vorzulegen sind. In arbeitsordnenden Unterlagen müssen auch der Buchungsablauf, die Führung des Verwahrungsbuches sowie die festgelegten manuellen Kontrollen, insb. alle Massnahmen zur personellen Funktionstrennung dokumentiert werden. Die in den DV-Verfahren enthaltenen maschinellen und organisatorischen Kontrollen sind in der Verfahrensdokumentation darzustellen. Das interne Kontrollsystem ist regelmässig auf seine Zuverlässigkeit und Schlüssigkeit zu überwachen (Risikoanalyse) und ggf. den aktuellen Anforderungen anzupassen, Sowohl die manuell durchgeführten Kontrollen als auch die Ergebnisse maschineller Kontrollen/Abstimmungen sind zu dokumentieren und wie Handelsbücher aufzubewahren. Die Durchführung der Bearbeitungsfunktion und der Kontrollfunktion (Funktionstrennung) ist jeweils so zu dokumentieren, dass die Verantwortlichkeiten nachvollzogen werden können. Abweichungen von diesen Grundsätzen sind nur zulässig, wenn andere wirksame Kontrollen bestehen. Besonders kontrollbedürftige Sachverhalte sind Buchungen auf CpD- und Zwischenkonten, entstehende Sollbestände, von den Stammdaten abweichende Kontonummern für Ertrags- oder Gegenwertbuchung, Ausschaltung von Sperren zur Lagerstellenabstimmung, Funktionstrennung (Zugriffsberechtigung).