Portable Document Format (PDF)

Der Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Computern und innerhalb von Computernetzen scheint auf den ersten Blick unproblematisch, in der Praxis zeigen sich dagegen viele Schwierigkeiten, wenn die Informationen auf Computer A genauso dargestellt werden sollen wie auf Computer B.

Der Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Computern, die womöglich auch noch mit verschiedenen Betriebssystemen und unterschiedlicher Software-Austattung versehen sind, funktioniert eigentlich nur gut, wenn alleine ein Text übertragen werden soll. Sobald ein Dokument mit verschiedenen Schriften in verschiedenen Größen formatiert ist, vielleicht sogar noch Bilder und Grafiken enthalten sind, stößt der Austausch von Dateien schnell an Grenzen.

Die häufigsten Probleme:

• Die Formatierungshinweise für Schriftarten und deren Darstellung (fett, kursiv, unterstrichen) gehen verloren.
• Liegt die Schrift nicht identisch auf beiden Rechnern vor, kann es sein, dass die Darstellung ein und desselben Dokuments erheblich voneinander abweicht.
• Absätze werden verschoben, Bilder rücken an die falsche Stelle oder gehen ganz "verloren"

Auch unter Sicherheitsaspekten ist der Austausch von Daten ein Problem: Reine Textdokumente, wie sie Textverarbeitungsprogramme erstellen, sind ohne jedes Problem zu verändern und zu manipulieren. Wer eine entsprechende Datei verschickt, der riskiert, dass der enthaltene Text entnommen und anderweitig verwendet wird. Das Dokument kann auch verändert werden, so dass dem ursprünglichen Verfasser einfach so Inhalte untergeschoben werden, die ihn möglicherweise kompromittieren.

Um diese Probleme zu vermeiden haben sich das PDF (Portable Document Format)-Dateien als Quasi-Standard im Internet und im Austausch innerhalb von Firmennetzen etabliert. PDF ist kein "offener" Standard, der der Gemeinschaft der Netzbenutzer gehört (vgl. Open-Source) sondern ein vom amerikanischen Softwarehaus Adobe entwickelter Standard. Popularität erlangte das Format vor allem durch die Tatsache, dass für nahezu jede Betriebssystem-Plattform ein Programm verfügbar ist, dass PDF-Dokumente darstellt, der so genannte "Adobe Reader". Dieses Programm ist kostenlos, kann kommerziell und privat genutzt, kopiert und installiert werden.

Erstellt werden PDF-Dokumente zunächst ganz normal mit einem Textverarbeitungsprogramm, einer Desktop-Publishing-Software oder in einem Bildbearbeitungsprogramm. Erst im nächsten Schritt benötigt man Adobes Programm "Acrobat" oder ein alternatives Produkt. Aus dem Ausgangsdokument wird eine Postscript-Datei erzeugt und diese von der Software in ein PDF umgewandelt. Der Autor kann dann festlegen, welche Möglichkeiten der Nutzer des PDF hat. Er kann etwa untersagen, dass Textteile entnommen werden können, dass Änderungen durchgeführt werden dürfen oder sogar dass das Dokument ausgedruckt wird. Interaktive Elemente sollen in den neuen Ausgaben von Acrobat PDFs den Nutzerwert erhöhen. So können einzelne Bereiche als Formularfelder definiert werden, so dass der Empfänger hier Daten einfügt. Auch das Anhängen von Kommentaren zum Dokument ist möglich.

PDF-Dokumente stellen auf jedem Rechner das Ausgangsdokument so dar, wie es ursprünglich konzipiert wurde. Daher finden sich PDF-Dokumente auch in der so genannten Druckvorstufe, wenn Daten vom Computer auf eine digitale Druckmaschine oder einen Belichter übertragen werden sollen.

Allerdings ist wesentlich, dass mit dem PDF-Dokument die verwendeten Schriften "eingebettet" mit übertragen werden können - manche Schriftarten können aus lizenzrechtlichen Gründen so nicht weitergegeben werden, so dass sich hier Probleme ergeben können.